注文が入ったらどうする?ネットショップの注文から発送までの流れについて

ネットショップを開業しお客さんから初めての注文が入った!
「やったー!嬉しい!あれ?だけど…注文を受けたらどうすればよい?」
なんてことにならない為にも、注文から発送までの基本的な流れをしっかりと把握しておきましょう。

注文から発送までの流れとは

注文から発送までの流れイメージ

ネットショップにアクセスが集まりだし、お客さんが気に入った商品を購入すると「注文メール」が届きます。
注文が入ったことをお知らせしてくれるメールです。

確認したオーナーは、丁寧かつ迅速にお客さんのもとに商品を発送する必要があります。

注意して頂きたいのは、ただやみくもに思いつくままに発送までの一連の作業を行うのではなく、商品を発送するまでの手順をマニュアル化等し、1つひとつ確認しながら正確に作業を進めていく必要があります。
(チェックリストなどを作成するのもよいでしょう)

下記が主な流れとなります。

1、注文メールが届く

お客さんが商品ページから注文ボタンを押し、決済手続きなど済ませ注文が確定すると、注文内容が書かれたメールがオーナーのもとに届きます。

2、注文確認メールが自動的に返信される

ネットショップで商品が購入されると、注文を承りましたという「注文確認メール」がお客さんのもとに自動的に送られます。
(ネットショップ開業サービスでは多くの場合、お客様から注文が入ると「注文確認メール」が自動的に送信される仕組みになっています)

3、住所や注文内容、決済方法などを確認する

お客さんの名前、住所、決済方法、メールアドレス、商品名、個数などの注文内容を確認します。
(住所で番地が抜けていたり、アパート名はあるものの部屋番号が抜けていたりする場合もあるのでしっかりと確認しておきましょう)

4、商品の在庫を確認する

在庫の確認をおこないます。
ネットショップでは基本的に、商品が何日くらいで到着する旨をサイトに掲載しておきます。
仮に在庫がなかった場合、その掲載日時を越えてしまうようであればお客さんにメールか電話で連絡をいれます。
その際「入荷から到着までに◯日くらいです」という内容も一緒に伝えられると二度手間とならないでしょう。

5、商品の状態をチェックする

商品を保管している場所から出して、状態に問題ないか検品作業をおこないます。

6、商品の梱包作業を行う

商品をチェックし問題なければ梱包作業をおこないます。
ダンボールなどに隙間がたくさんある場合は、緩衝材などで固定します。
納品書などを入れる場合は忘れずに同封しましょう。(初めのうちは忘れてしまうケースがけっこうあります)

7、入金の確認

お客さんが選択した決済方法によっても少し手順が異なります。
コンビニ決済前払い、銀行振込前払いなどは、入金されているかの確認をおこないます。
決済方法がクレジットカードで、オーソリNGなどでない場合はすぐに商品を発送する作業に取り掛かります。

※前払い等の場合、入金期日は「◯日まで」と予め決めておきましょう。
ネットショップにも掲載し、さらにはお客さんにメールでも伝えておきます。
そうすることでトラブルやクレームなどを少しでも回避できます。

8、商品を発送する

宅配業者を利用し商品を発送します。
(前払いか後払いかによっても異なりますので、必ずお客さんが選択した決済方法を確認しておきましょう)

9、商品発送メールをお客さんに送る

商品を発送後、お客さんに発送した旨をメールにてお知らせします。

その際、購入して頂いたお礼をメールにて伝えましょう。
また、購入した商品の内容や荷物の発送状況が確認できる宅配会社のURLなども一緒に記載しておきます。

10、お客さんに商品が到着した後のお礼メール

商品が到着した後に、頃合いをみてお客さんに改めてお礼メールを送りましょう。
満足度を確認する上でレビューなどをお願いしてもよいでしょう。

「9、商品発送メール」で終わりとしているネットショップさんも多いですが、最後までお客さんとコミュニケーションを図ることでリピーターになってくれる可能性があります。

注文から発送までの流れイメージ